Interesanci zainteresowani spotkaniem z Wójtem proszeni są o osobiste lub telefoniczne zgłaszanie terminu i tematu rozmowy w sekretariacie. Wójt Gminy Kościerzyna przyjmuje interesantów również w innych poza wyznaczonymi terminach, po wcześniejszym umówieniu spotkania. W wyjątkowych sytuacjach, w przypadku nieobecności Wójta, Zastępcy Wójta, Sekretarza petenci mogą zostać przyjęci przez innego upoważnionego pracownika Urzędu Gminy Kościerzyna.